BAB
II ARSIP DAN KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip
tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak
yang menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan
adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat
yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic,
film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk
menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah
dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan
arsip statis antara lain teks proklamasi,
perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya,
dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda
“Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit
dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga
diadopsi menjadi ‘arsip’. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang
tidak menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda
kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip itu
adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi,
maka istilah itu dikenal dengan nama ‘pertinggal’. Istilah pertinggal kurang
populer penggunaannya sehingga dikalangan
petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan
berarti.
B. Batasan arsip
Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai
Negara termasuk yang berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya
istilah yang populer digunakan adalah istilah arsip yang
berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini
diperkuat dengan adanya UU No. 7 tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan. Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The
Liang Gie, 1990: 12)
1. File adalah
arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses
administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)
2. Pertinggal
adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran catatan
atau bentuk lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).
3. Arsip adalah
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah (UU No. 7 th 1971
pasal 1)
Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat
ditarik gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar
menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu
pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat
dijelaskan dengan keterangan berikut ini.
1. Penyimpanan
(storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian
rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya tetap
bersifat rahasia.
2. Penempatan
(placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur di mana
arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan
kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan
kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila
diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
C. Penggolongan Arsip
Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu
dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan
dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki
nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip tidak
penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas
sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama,
karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada
nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan
disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa,
yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada
waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat
diberi tanda (B).
3. Arsip penting,
yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau
dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10
tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip sangat
penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu
yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus
disimpan terus dan diberi tanda (V)
D. Jenis Arsip
Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi,
berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada
arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5
tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu
disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah
arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8Membuat dan Menjaga Sistem
Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang
disimpan di unit kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat
rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya)
sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit
pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali
tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang
dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter.
Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis
arsip seperti berikut ini.
1. Arsip aktif
(dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses
kegiatan kerja.
2. Arsip inakif (dinamis
inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan
informasi.
3. Arsip dinamis, yaitu
arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7
tahun 1971).
4. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).
E. Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin,
artinya sejak suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang
tentang pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen)
penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian
bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip
mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.
Jadi, arsip tidak
sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur
cara penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh.
Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat
berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).
BAB
III PRINSIP PENYIMPANAN
A. Tempat Penyimpanan arsip
Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet”
(filing kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet
atau “lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada
penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan “lemaci”
sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi –
organisasi yang relative kecil atau instansi – instansi pemerintah di tingkat
bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap
menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak
memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:
1. Lemari harus
kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak
karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.
2. Ukuran sekat lemari harus disesuaikan
dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip
3. Konstruksi lemari
harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun
menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat menyimpan arsip
menggunakan lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang khusus untuk
arsip. Lemaci (filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk
menyimpan
arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang
digunakan untuk menyimpan arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar
arsip yang disimpan terjamin aman.
B. Persyaratan Petugas
Arsip
Seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa
persyaratan agar dapat mengurus arsip secara professional (sebagai arsiparis).
Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip justru orang –
orang atau petugas yang tidak dipakai atau disenagi
di bagian lain. Ada anggapan bahwa yang bertugas di bagian arsip adalah
orangorang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya
petugas tersebut mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun
dedikasi terhadap organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip dengan
baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian,
kerapian, dan kecerdasan.
Ketrampilan, merupakan persyaratan yang harus
dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar
ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembaki arsip. Demikian pula,
seorang [petugas kearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan
kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.
Ketelitian, dimaksudkan bahwapetuigas kearsipan
harus harusmemiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan
secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis
harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan
ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber
data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil
apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan
menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian
arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi
Manajemen berjalan lancar.
Kerapian, adalah suatu sikap pandang tentang
keteraturan, keberesan,ketertiban,dan kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki
sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban
dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur,
beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map
atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata
secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip
yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.
Kecerdasan, tidak selalu identik dengan
pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai
sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapatmengurusi
masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang petugas yang
cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah diingat,
dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang
tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang
tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas
tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal
yang akan terjadi.
C. Asas Kearsipan
Prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi
beberapa ketentuan, yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan pengelolaan.
Berdasarkan kenyataan di lapangan (orgsnisasi pada umumnya),
penyelenggaraan kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda
sesuai dengan kebutuhannya. Dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan dari
waktu ke waktu perlu dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya
penyelenggaraan kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap
sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak sesuai
lagi karena organisasi sudah makin berkembang. Perubahan asas penyimpanan patut
dilaksanakan manakala organisasi yang bersangkutan sudah makin berkembang
sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga volume kegiatan makin besar dan
pembangunan tempat kerja makin luas dan terpencar. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal beberapa asas penyimpanan, yaitu sentralisasi,
desentralisasi dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
1. Asas
sentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti
organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan
(di satu gedung atau satu ruang).
2. Asas
desentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuanagar kegiatan pada
setiap unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan
kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya. Dengan demikian
pengendalian masingmasing unit kerja dapat dilaksanakan dengan mudah.
3. Asas kombinasi
“Sentralisasi-Desentralisasi” meryupakan dasar penyimpanan arsip untuk
menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada prinsipnya mudah
diseragamkan tetapi ada unit kerja yang mempunyai kekhususan sehingga tidak
dapat diseragamkan (digabung) dengan unit kerja yang lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar