OTOMATISASI PERKANTORAN  

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran 

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan. 

MATERI KORESPONDENSI 

Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli : 
a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003) 

Peran, Fungsi, dan Tujuan Kearsipan

1.      Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Jenis Bahan dan Alat Kearsipan

1.      FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

  Sistem Pengarsipan

Ada 5 macam sistem pengarsipan.

1.      Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

 posisi penempatan jari

Tangan Kiri

Jari Kelingking :
Baris Pertama = ‘ dan 1
Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Macam-macam Surat

Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Jenis Surat

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Asal Usul Istilah Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan pekerjaan Tata Usaha kantor) Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad = pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan. Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian : “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya)

BAB II ARSIP DAN KEARSIPAN

A.    Pengertian Arsip

tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,

Materi Administrasi Perkantoran Korespondensi :)

1. Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.